1. Etiquetado de los clientes

Para poder hacer las revisiones, los clientes deben tener asignado el día de revisión con una etiqueta en Whatsapp Business, esto será lo primero que hagamos.

El criterio para asignar los días de revisión será a gusto del entrenador, siempre y cuando el cliente pueda. Aunque lo ideal es tenerlo repartido entre los 5 días de la semana.

Por ejemplo: Imagina que lunes, martes y miércoles tenemos 50 clientes por día y jueves y viernes solo tenemos 20 clientes por día, lo ideal será no añadir más revisiones lunes, martes y miércoles y en todas las nuevas incorporaciones asignarles la revisión jueves o viernes.

1.1 Etiquetados 1/2

Aunque hablaremos con los clientes todas las semanas, el formulario de revisión se completará cada 15 días, es decir, semana sí, semana no, por lo que tendremos las siguientes etiquetas:

• Lunes I / Lunes II
• Martes I / Martes II
• Miércoles I / Miércoles II
• Jueves I / Jueves II
• Viernes I / Viernes II

Por tanto, si la semana anterior he pasado el formulario al Grupo I, la semana siguiente lo paso al Grupo II.

Recomendación para asignar clientes con días alternos: Lunes I, Martes II, Miércoles I, Jueves II, Viernes I.

2. Recordatorio de revisión

La noche anterior a la revisión, sobre las 20:00h, escribiremos a todos los que tengan la revisión al día siguiente, con un texto simple:

"Buenas tardes. Recuerda que mañana tenemos la revisión. Aquí te dejo el link para que la puedas completar. Cuando la hayas hecho, avísame y no se te olvide pasarme las fotos por WhatsApp."

(No tiene que ser exactamente este texto; de hecho debería ser totalmente personalizado. Es solo un ejemplo.)

Pásale el link exacto del formulario de revisión. El formulario no está en la carpeta del cliente, sino en la carpeta de Formularios del proyecto, donde tienes:

• el formulario de anamnesis
• el formulario de revisión

Por eso conviene mandarle directamente el enlace, para que no tenga que buscarlo entre sus documentos.

Formulario de revisión

Nos dará toda la información necesaria para poder entender el contexto que ha tenido el cliente durante las últimas dos semanas y también para saber de manera objetiva cuáles han sido los cambios físicos que ha tenido. En base a esto debemos actualizar su plan si es necesario, actualizar su nota de seguimiento si es necesario y sobre todo responderle en base a sus respuestas.

3. Revisión

En la revisión, nuestro objetivo es claro, el cliente debe sentirse plenamente escuchado, entendido, y además satisfecho con las propuestas o cambios que hemos realizado.

Esto significa que si una persona nos cuenta la misma excusa por la que lleva tres semanas saltándose la dieta, lo primero que tenemos que hacer es preguntar para que esa persona nos cuente su problema en detalle, una vez tenemos toda la información transmitirle reiteradamente que entendemos su problema y que no es sencillo y por último proponer soluciones, pueden ser cambios en el plan o incluso cambios en su conducta o en su manera de plantear las cosas.

Un cliente estará insatisfecho con la asesoría si no se siente escuchado, si no se siente entendido y si no hay propuestas de cambios, consejos o soluciones por parte del entrenador.

Habrá clientes difíciles y que posiblemente por sus conductas no tendrán cambios, pero eso escapa a nuestro control, lo que tenemos que hacer con estos clientes es que en ningún caso puedan decir que no han estado escuchados, entendidos y que no hemos propuesto cambios o ajustes.

Dicho esto no hay una estructura clara para una revisión, va a depender de la persona y del contexto en el que se encuentre, pero los tres pilares que hemos mencionado son la clave.

Seremos muy generosos en las respuestas, lo más importante es dar un buen servicio y hay que escribir bastante, no vale con poner 4 cosas y pasar al siguiente. Cada cliente debe sentirse plenamente satisfecho con el servicio.

3.1 Ajustes en el plan nutricional o cardio

El cliente puede estar en volumen, en definición o en una recomposición corporal.

VOLUMEN:

• Buscaremos que aumente su peso corporal entre 200-400 g por semana, obviamente este rango dependerá del peso de la persona.
• Si en el reporte vemos que ha cumplido con todas las comidas, que su descanso ha sido correcto y que en general ha cumplido con el plan y aun así vemos que no ha subido de peso o que ha bajado, tendremos que subir las calorías.
• La subida de calorías recomendada suele ser del 10% de las calorías totales de la dieta. Es decir, si tenemos una dieta de 2500 kcal, la subida sería de 250 kcal. Por norma general, esta subida de calorías se hace mayoritariamente en forma de hidratos de carbono, ya que en volumen no hace falta tener las proteínas tan altas. Ajustaremos únicamente las grasas en caso de que la persona tenga dificultades para terminarse la comida, ya que las grasas tienen una densidad calórica mayor. Pero si no es así, normalmente ajustaremos los hidratos de carbono.
• Para hacer los ajustes de las calorías, puedes ayudarte de nuestra calculadora de calorías anteriormente mencionada.
• Es posible que la persona no haya podido completar todas las comidas de esa semana, o haya salido de fiesta, descansado mal, o tenido un factor de estrés elevado… Aquí lo más interesante será no subirle las calorías y explicarle por qué. En una etapa de volumen tenemos que aprovechar muy bien las subidas de peso, deben estar siempre asociadas a una mejora en el rendimiento y se deben dar cuando se está cumpliendo con todo al 100% ya que si no, no estaremos ganando músculo, estaremos ganando grasa y eso no nos interesa. Además de eso, el sistema digestivo tiene un límite y hay que cuidarlo muy bien, por tanto las subidas de calorías se deben hacer cuando tenga sentido y no subir la comida a la ligera.

DEFINICIÓN:

• Buscaremos que baje su peso corporal entre 200-400 g por semana, obviamente este rango dependerá del peso de la persona.
• Si en el reporte vemos que ha cumplido con todas las comidas, que su descanso ha sido correcto y que en general ha cumplido con el plan y aun así vemos que no ha bajado de peso o que incluso ha subido, tendremos que bajar las calorías.
• El peso corporal puede estar muy influenciado por la retención de agua, por tanto hay que transmitirle al cliente que si ha subido 200 g no tienen por qué haber sido de grasa.
• Los siguientes factores pueden hacer que el peso corporal aumente una revisión:
• Haber hecho un entrenamiento muy exigente el día anterior, por ejemplo el entrenamiento de pierna.
• Haber hecho un salto de dieta la noche anterior, normalmente aumenta la retención de agua.
• Levantarte a una hora distinta, no haber descansado bien, no pesarte con la misma báscula.
• Tendrás que tener muy en cuenta que las condiciones en las que se pesen sean las mismas, siempre hay que pesarse en ayunas por la mañana a la misma hora y después de haber orinado. Si esto no se cumple, posiblemente el peso cambie.
• Además hay que hacerle ver al cliente que el peso no es todo, por eso tenemos también las fotos y las preguntas de control.
• La bajada de calorías recomendada suele ser del 10% de las calorías totales de la dieta. Es decir, si tenemos una dieta de 2500 kcal, la bajada sería de 250 kcal. Por norma general, esta bajada de calorías se hace mayoritariamente en forma de hidratos de carbono, ya que en definición nos interesa tener las proteínas tan altas como sea posible. Ajustaremos también las grasas, pero con cuidado: 0,8 g/kg en mujeres (salud hormonal) y 0,5 g/kg en hombres son el límite, no el objetivo. Lo ideal es mantenerlas un poco por encima y no apurarlas salvo que sea necesario.
• Para hacer los ajustes de las calorías, puedes ayudarte de nuestra calculadora de calorías anteriormente mencionada.
• Es posible que la persona no haya podido completar todas las comidas de esa semana, o haya salido de fiesta, descansado mal, o tenido un factor de estrés elevado… Aquí lo más interesante será no bajarle las calorías y explicarle por qué. En una etapa de definición tenemos que aprovechar muy bien cada una de las bajadas de calorías ya que cada bajada que hagamos implica unas calorías que se van de la dieta y que no volverán hasta que volvamos a estar en una etapa de ganancia de masa muscular, con lo cual cada bajada de calorías debe estar muy bien justificada porque si bajamos calorías a la ligera, es probable que el cliente acabe comiendo demasiado poco, su rendimiento baje y por tanto, entremos en un entorno muy favorable a que pierda masa muscular y es algo que no interesa.

RECOMPOSICIÓN CORPORAL:

• En la recomposición corporal el objetivo es mantener más o menos el peso (digo más o menos porque fluctuaciones puede haber) y mejorar la relación entre masa muscular y grasa. Esto se consigue optimizando la dieta, que básicamente es: tener un correcto balance de macronutrientes y una buena selección de alimentos (esto lo hemos tenido en cuenta cuando hemos preparado los planes nutricionales, por lo que no hay que hacer nada en especial más que ajustar las calorías para que el peso se mantenga).
• Además de mejorar la dieta, el entrenamiento de fuerza y aumentar los pasos diarios o el cardio también es clave.
• Por tanto, cuando queramos plantear una recomposición corporal, priorizaremos mucho el rendimiento entrenando, que haya un cumplimiento alto de la dieta y que haya número de pasos elevados en el día o una actividad cardiovascular frecuente.

CARDIO:

Siempre que sea posible por tiempo, intentaremos que todos nuestros clientes tengan una actividad cardiovascular moderada, ya sea en forma de pasos o en forma de cardio. Además de eso, si estamos en una etapa de definición y queremos reducir las calorías de la dieta, una opción puede ser mantener la comida y aumentar el trabajo cardiovascular.

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PREGUNTAS FRECUENTES:

¿CÓMO SÉ SI HACER PRIMERO DEFINICIÓN, VOLUMEN O RECOMPOSICIÓN?

• Volumen: Si el cliente tiene un porcentaje graso bajo, podremos empezar con etapa de volumen.
• Definición: Si el cliente tiene algo de masa muscular y grasa, podremos empezar con la etapa de definición.
• Recomposición: Si el cliente empieza con poca masa muscular y con grasa, entonces empezaremos con una etapa de recomposición.

Esto no debe ser un secreto para el cliente, la gestión de expectativas es fundamental, por tanto tendremos que explicar al cliente qué es lo que vamos a hacer y en muchos casos justificarlo para que esté tranquilo.

¿NO ME CAMBIAS LA DIETA?

Es una pregunta que se repite bastante, la dieta solo la cambiaremos cuando haya que hacer algún ajuste de calorías por los motivos que hemos dicho anteriormente. Ahora bien, si el cliente pide que le cambiemos la dieta lo que haremos es explicarle por qué no vamos a cambiar las calorías y decirle que si necesita incluir algún alimento que eche en falta o alguna alternativa más no tendremos problema en incluírsela.

Además, suele ser un comentario que indica que el cliente necesita atención, por tanto, tenemos que intentar preguntarle sobre su rendimiento entrenando, su descanso, sus saltos de dieta o pedirle algún vídeo entrenando para que perciba de nuevo esa atención por nuestra parte.

3.2 Ajustes en el plan de entrenamiento

CAMBIO DE EJERCICIOS:

• Malas sensaciones: En la revisión hay varias preguntas relacionadas con el entrenamiento, lo más habitual es que pueda haber molestias o malas sensaciones al realizar algún ejercicio. Aquí la solución es decirle al cliente que nos mande un vídeo ejecutando el ejercicio, así podremos ayudarle a que mejore la ejecución y por tanto sus sensaciones y en caso de hacer estos cambios y que las sensaciones no mejoren, le cambiamos el ejercicio, pero siempre proponemos ayudar a mejorarlo antes de cambiárselo.
• Falta de material: Otro problema frecuente es que en su gimnasio no puede hacer algún ejercicio, bien sea porque no tiene la máquina o bien sea porque su gimnasio está muy concurrido y no puede tener acceso con facilidad. Lo que haremos será proponer una alternativa de la lista de ejercicios. Antes de cambiar el ejercicio, tendremos que revisar que sea un ejercicio similar y que no lo tenga ya incluido en alguna de las sesiones del entrenamiento.
• Lesiones: Es posible que algunos clientes con lesiones o molestias se vean limitados en algunos ejercicios, en la mayoría de ocasiones, la solución es simple: reducir el rango de movimiento, añadir una pausa de dos segundos en el punto de máxima tensión y aumentar el rango de repeticiones para así reducir la carga que tenga que utilizar. Y muy importante decirle que escuche su cuerpo y que nos mantenga informados de cómo avanzan sus sensaciones, de nuevo, es clave que el cliente se sienta escuchado, especialmente en sus problemas.
• Cambio de bloque de entrenamiento: Normalmente cada 8 o 12 semanas cambiaremos el bloque de entrenamientos, esto dependerá de la metodología que tenga el creador. Pero es importante saberlo porque cuando hacemos la incorporación de la persona automáticamente agendaremos en el calendario 8 o 12 semanas después el cambio de entrenamiento.
• No cumplimiento: Si de manera reiterada el cliente no puede completar los entrenamientos tendremos que ajustarlos, bien reduciendo la duración de las sesiones (quitando series o ejercicios) o bien reduciendo el número de sesiones semanales.

3.3 Ajustes en el plan de suplementación

Normalmente ajustaremos la suplementación en el plan inicial y no habrá grandes cambios con las revisiones. Lo que sí puede ocurrir es que la persona nos diga que descansa mal, que está cayendo enferma de manera reiterada, que se siente cansada antes del entreno… Entonces en ese momento podremos aconsejarle tomar algún suplemento. Ya sea melatonina, Ashwagandha para el descanso, NAC o jengibre para el sistema inmune o pre-entreno para la fatiga.

3.4 Feedback de las fotos

Tendremos que dar siempre que podamos un refuerzo positivo cuando nos manden las fotos, por tanto, siempre que haya un ligero cambio físico habrá que destacarlo bastante.

Si vemos que no hay ningún tipo de cambio y que la persona se está esforzando en el entrenamiento y en la dieta tendremos que recalcar que se están produciendo mejoras, aunque de momento no son tan evidentes.

Y por último, si vemos que el cliente no está cumpliendo con el plan y además no hay un cambio físico tendremos que decirle que si de verdad quiere cambiar y si de verdad quiere conseguir su objetivo hay que empezar a cumplir con el plan.

NUNCA PERMITAS QUE HAYA UNA PÉRDIDA DE AUTORIDAD

En ocasiones los clientes darán a entender que el plan no funciona, que los cambios no son lo suficientemente rápidos, que la manera correcta de hacer las cosas es otra o que ellos lo harían de otra manera. No olvides que el profesional eres tú y no permitas que eso se cuestione. Evidentemente, haz que el cliente se sienta escuchado, explica el porqué de las cosas que hacemos para educarlo y sé flexible en algunas ocasiones, pero tú eres el profesional, tú eres el experto, actúa como tal, si sienten que dudas mucho perderás autoridad y credibilidad.

4. Nota de Seguimiento

En la nota de seguimiento tendremos que ir anotando aquellas conclusiones que vamos sacando de las revisiones. Por ejemplo: los cambios que hemos hecho, si estos cambios le han ido bien o han ido mal, cómo es la personalidad del cliente, si hemos hablado de alguna fecha temporal, como por ejemplo el final del volumen, el final de la definición o algún acontecimiento concreto, también tenerlo apuntado…

La nota de seguimiento no sería necesaria si llevásemos a 20 personas, pero como el objetivo es llevar a muchas más, es algo necesario y que nos va a permitir hacer un mejor trabajo.

Además, es algo obligatorio de actualizar de manera periódica, no hacerlo implicará no estar haciendo el trabajo correctamente.

5. Dinámica de las revisiones

La dinámica ideal para hacer las revisiones es hacer una ronda por la mañana en la cual vemos toda la información que nos ha enviado el cliente y valoramos si hay que hacer algún cambio, hablamos con el cliente, le preguntamos y le explicamos (siempre que sea necesario) los cambios que vamos a hacer en el plan.

Por ejemplo: hemos visto que el cliente no baja de peso, ha cumplido 100% con el plan y estamos en una etapa de definición. Le explicamos al cliente que es normal que el cuerpo se adapte a las calorías más bajas y por tanto, para seguir en esa definición y seguir eliminando grasa, tenemos que reducir un poco más las calorías y aumentar un poco los pasos diarios.

El siguiente paso será apuntar los cambios que vamos a hacer al plan del cliente. En lugar de hacer los cambios de inmediato, pasaremos a otra revisión y haremos lo mismo, y así hasta completar todas las revisiones.

A primera hora de la tarde, mandaremos todos los cambios a los clientes, de tal forma que no piensen que es algo instantáneo y que lleva algo más de tiempo. Esto es solo un ejemplo, puedes proceder de otra manera, pero esta está probada y funciona especialmente bien.

6. Actividad y Preguntas

El trabajo no requiere de estar todo el día conectado, ni de horarios exactos, pero sí que es muy importante que haya como mínimo tres rondas de revisión de WhatsApp diarias, una por la mañana, una a mediodía y otra por la noche. No es tolerable que el cliente esté sin contestar durante muchas horas, es una de las cosas más importantes del servicio y es una de las líneas rojas.

El cliente debe poder realizar una conversación fluida con nosotros. Una mala dinámica sería contestar pasado mucho tiempo para impedir que se pueda dar una conversación profunda, no debemos olvidar que tratamos con personas y que en muchas ocasiones el éxito de la asesoría depende del grado de satisfacción que tenga el cliente y no tanto del peso perdido o la masa muscular ganada.

Contestamos siempre las dudas y las preguntas de los clientes, independientemente de que sea su día de revisión o no.

7. Dudas frecuentes

Aquí tienes las situaciones que más se repiten en el día a día con el cliente. Te las dejamos resueltas para que sepas cómo actuar en el momento.

¿El cliente no manda la revisión?

Contáctalo ese mismo día y abre una conversación real, no un "recuerda la revisión" seco. Si encadena dos revisiones sin hacer, ya no es un olvido: es una señal de alerta de manual. Esa misma semana ten con él una conversación de diagnóstico — ¿le pesa el formato? ¿está desmotivado? ¿le pasa algo en su vida? Lo que NUNCA debes hacer es acumular tres revisiones sin reaccionar y que la primera noticia que tengas de él sea que no renueva.

¿Cliente desaparecido (no responde a nada)?

Haz tres intentos espaciados a lo largo de unos diez días, variando el canal y el tono: un mensaje, luego un audio, y por último un mensaje corto de cierre ("te dejo tranquilo — cuando retomes, aquí está todo"). Mientras tanto, el cliente sigue pagando y sigue recibiendo sus actualizaciones de plan aunque no responda: el servicio no se corta por silencio. Cuando reaparezca — suelen reaparecer — cero reproche: "¡me alegro de verte! ¿retomamos con el plan como está o te lo ajusto?". Si tienes dudas sobre cómo gestionarlo, habla con el Project Manager o con Toni directamente.

¿El cliente se salta la dieta constantemente?

No subas el tono ni le sermonees: renegocia. Un plan al 80% que SÍ cumple gana por goleada a uno perfecto que no cumple. Pacta más comidas libres, recetas más rápidas, menos comidas al día. Y plantéalo como una mejora del plan, no como un castigo: "te voy a hacer la dieta más fácil de seguir, que para tu semana real nos viene mejor". Acompáñalo de una gestión de expectativas honesta sobre el ritmo de resultados con ese nivel de adherencia.

¿El cliente se lesiona a mitad de plan?

Adapta el entrenamiento a lo que SÍ puede hacer: reducir el rango de movimiento, añadir una pausa en el punto de máxima tensión, subir repeticiones con menos carga, o cambiar los ejercicios que dupliquen la zona afectada. Si es una lesión seria, vuelca el trabajo a lo que no le afecte (tren superior si la lesión es de pierna, etc.). Y dos reglas duras que no puedes saltarte: ⚠️ nunca diagnostiques — no eres su médico ni su fisio; y si hay dolor real persistente, la respuesta es siempre "ve a que te lo miren, y mientras tanto entrenamos alrededor". Si tienes dudas, habla con el Project Manager o con Toni directamente. Una lesión bien gestionada fideliza más que tres meses buenos.

¿El cliente está enfermo una o dos semanas?

Servicio normal, pero con las expectativas ajustadas: que descanse, plan reducido si quiere moverse, y sobre todo NO toques las calorías por una semana mala de peso. La retención, la medicación o la bajada de actividad hacen que el peso mienta esas semanas, y eso hay que explicárselo. Interésate de verdad por cómo está: es de los momentos que más vínculo crean.

¿Una clienta me dice que está embarazada?

⚠️ Lo primero, enhorabuena. Antes de derivarla a su médico o matrona, dile que durante el primer trimestre no hay que hacer grandes cambios, ni a nivel de nutrición ni de entrenamiento. Si está en una definición (sea severa o no), hay que cortarla y pasar a mantenimiento.

Esto nos da margen para aprovechar la suscripción al 100% sin tener que detenerla, porque en el primer trimestre, más allá de cuidar el consumo de alimentos crudos, no hay grandes cambios que hacer. Después sí: derívala a su médico o matrona para el seguimiento del embarazo.

¿Sospecho que un cliente tiene una relación problemática con la comida?

⚠️ Es una situación delicada, trátala con cuidado. Algunas señales: obsesión con pesarse a diario, culpa desproporcionada por los saltos de dieta, restricciones extremas por su cuenta, atracones que te cuenta o que intuyes, miedo a comer en social.

Sé cercano y comprensivo, y comunícale de forma asertiva que tenemos que ver la comida como nuestra aliada y no como nuestra enemiga. Es un trabajo: no es sencillo y no se resuelve en una sola conversación, pero es importante no solo para el proyecto, sino sobre todo para la salud mental de esa persona a futuro. Baja la presión del plan (más flexibilidad, menos números delante) y refuerza siempre lo conseguido más allá del peso.

¿Cliente borde o irrespetuoso conmigo?

Profesionalidad sin sumisión: responde al contenido, no al tono ("entiendo la frustración, vamos a ver cómo lo arreglamos"). Si hay faltas de respeto claras o repetidas, no las aguantes en silencio. Habla con el Project Manager o con Toni directamente y se decide juntos qué hacer (una conversación seria con el cliente o el fin del servicio). Nadie del equipo está obligado a tragar malos modos, y un cliente tóxico cuesta más de lo que paga.

¿El cliente me pide mi número personal / mi Instagram?

Nunca. Toda la relación va por los canales del proyecto (el WhatsApp del proyecto). Respuesta amable: "todo por aquí mejor, que así queda registrado y te puedo atender siempre yo o quien toque". Sin excepciones: protege tu vida personal, el proyecto y al creador.

¿El cliente pregunta si soy el creador o quién le está escribiendo?

Si te hacen esta pregunta, habla con el Project Manager o con Toni directamente.

¿El cliente pide cosas fuera del servicio (llamadas, recetas a medida, plan para su pareja…)?

Sé amable y nunca le sueltes un "no" en seco, pero tampoco improvises servicios: "déjame consultarlo y te digo". Habla con el Project Manager o con Toni directamente. A veces es una oportunidad (el plan de parejas existe como producto en algunos proyectos); a veces hay que acotar con cariño. La frontera no la marca cada chat.