Cierres mensuales y tu factura

Los cierres mensuales son el resumen del mes del proyecto. Este informe se debe efectuar el 1 del mes siguiente. Es decir, si queremos elaborar el cierre del mes de Agosto, este informe se realizará el día 1 de Septiembre.

⚠️ La facturación del proyecto la hace el Project Manager, no tú. Como entrenador, tu parte del cierre es verificar tus clientes activos (apartado 2) y emitir tu factura (apartado 3). El apartado 1 te lo dejamos para que entiendas el proceso completo, pero no es tu tarea.

Antes de nada: Cancelar vs. Terminar una suscripción en Whop

⚠️ No es lo mismo Cancelar que Terminar, y la diferencia cambia el cierre. En Whop hay dos formas de parar una suscripción:

• Cancelar = la suscripción termina al final del periodo que el cliente ya ha pagado. El cliente sigue siendo cliente activo y con servicio completo hasta ese último día; lo único que pasa es que no se le vuelve a cobrar. Es la opción por defecto en casi todo: bajas normales, no renovaciones, cambios de plan y pausas.
• Terminar = la suscripción se corta en el acto. El cliente deja de ser activo inmediatamente. Se reserva para casos de corte inmediato: una devolución en la que además le retiramos el servicio ya, o un error que hay que deshacer al momento.

Por qué importa para tu factura: en el conteo de clientes activos (apartado 2), un cliente Cancelado SÍ cuenta como activo hasta que se le acaba el periodo pagado; uno Terminado NO cuenta desde ya. Confundir los dos botones descuadra tanto los activos como el importe que facturas.

1. Facturación del proyecto (la hace el Project Manager)

Panel de control de Whop → Pagos / Balances → revisar las fechas del mes que se cierra → tomar la cifra de ingresos del mes

(Capturas de Whop pendientes de añadir.)

ATENCIÓN ⚠️ La cifra buena es la de ingresos por la actividad del mes, no el saldo bruto de la plataforma: el saldo tiene en cuenta otras cosas que no queremos (transferencias realizadas, pendientes de liquidar…).

ATENCIÓN ⚠️ Esta cifra final se puede ver adulterada si ha habido una transferencia errónea de retirada de dinero, pasa muy pocas veces pero hay que revisarlo siempre.

Revisar suscripciones canceladas:

Cuando se monta el proyecto dejamos configurado el aviso de cancelación: cada vez que la suscripción de un cliente se cancela, llega un correo al correo del proyecto. Una suscripción se puede cancelar por dos motivos:

• Porque la demos de baja nosotros mismos.
• Porque el cliente haya tenido demasiados pagos erróneos.

Cuando algún cliente no tiene fondos suficientes en su tarjeta, Whop reintenta el cobro automáticamente los días siguientes; si el cobro falla de forma reiterada, acaba cancelando la suscripción y enviando el correo informativo. Por tanto, será muy importante que revisemos los correos de cancelación por si alguno de ellos no lo hemos cancelado nosotros y ha sido por una falta reiterada de fondos.

Si no hacemos esto puede ocurrir que el cliente no esté pagando y sí que esté disfrutando del servicio. Hemos llegado a tener casos de una clienta disfrutando del servicio por 12 meses sin pagar. Y esto es un problema para recuperar esos pagos ya que es mucho dinero.

Clientes en pausa:

En ocasiones ocurre que los clientes tienen un periodo de tiempo en el que no pueden disfrutar del servicio. Por ejemplo: Edgar, un cliente que ha pagado un asesoramiento trimestral y al final del primer mes fallece un familiar suyo cercano. Entonces el cliente nos dice que quiere recuperar el dinero de los dos meses restantes. En este caso no hacemos devoluciones pero queremos que el cliente siga satisfecho, por lo que vamos a ofrecerle pausar esos dos meses para poderlos disfrutar cuando él quiera.

La contabilidad de este cliente es sencilla. El entrenador cancelará la suscripción (opción Cancelar, nunca Terminar, para que conserve el servicio ya pagado hasta el final del periodo actual) y cobrará por adelantado los tres meses de trabajo. Cuando el cliente decida volver tendrá que darle el servicio durante los dos meses restantes sin cobrar nada (lo ha cobrado con anterioridad) y lo más importante, deberá anotar en el calendario la fecha en la que le toca volver a pagar la suscripción al cliente.

Es decir, si el cliente el día 1 de septiembre decide volver al servicio el entrenador deberá anotar en el calendario el día 1 de noviembre que hay que crear una nueva suscripción para Edgar. Ya que si no hacemos esto es bastante probable que se le continúe dando el servicio a Edgar sin tener una suscripción de pago creada.

ATENCIÓN ⚠️ Esto es una medida extraordinaria, para pausar una suscripción debe ser por causa mayor: lesión grave (que no se puede adaptar), situación personal muy complicada, vacaciones muy largas…

2. Verifica tus clientes activos

Panel de control de Whop → Suscripciones activas → total de clientes

(Captura de Whop pendiente de añadir.)

El total que verás es el de clientes activos ACTUAL, por eso es muy importante hacerlo el día 1 del mes siguiente y revisar las últimas altas, ya que podría estar contando como clientes activos del mes anterior clientes que en realidad han empezado a disfrutar del servicio el mes siguiente (y que por tanto no deberían verse contemplados en este informe).

¿Cómo sé si se han añadido clientes en el día 1?

Revisar los pagos con fecha 1 del mes siguiente → abrir el cliente de cada pago → comprobar si era un cliente antiguo o de nueva creación

• Si era cliente antiguo (tiene varios pagos anteriores), no hago nada.
• Si era cliente de nueva creación (es su primer pago), he de restarlo de clientes activos, ya que estaría siendo contabilizado como cliente del mes, cuando en realidad pertenece al mes siguiente.

Ejemplo:

Vamos a imaginar que tengo que hacer el informe del mes de Agosto, lo hago el día 1 de Septiembre y me salen 100 clientes activos. Para asegurarme de que todos pertenecen al mes de Agosto, abro los pagos con fecha 1 de Septiembre y reviso cada cliente: los que tienen varios pagos son antiguos y no los resto; el que tiene un solo pago ha iniciado en Septiembre por primera vez, así que SÍ lo tengo que restar.

En ocasiones puede ocurrir que el total de clientes activos en la plataforma de pagos no sea el mismo que el número de clientes que contabiliza el entrenador, por lo que en esta situación habría que revisar de dónde viene esa discrepancia. Una causa habitual de descuadre es mezclar Cancelar y Terminar: recuerda que un cliente Cancelado sigue contando como activo hasta que se le acaba el periodo pagado, y uno Terminado deja de contar en el acto.

3. Factura del entrenador

Para calcular el precio total de la factura: N clientes × X = Total Factura

• N clientes = Explicado anteriormente
• X dependerá del tipo de servicio y algunos entrenadores cobran según el producto que se consuma. Por ejemplo cobran más si incluye dieta o si es entreno híbrido.

ATENCIÓN ⚠️

• Comunicaremos al entrenador el número total de clientes el día 1.
• Deberá entregarnos la factura antes del día 5.
• Entre el día 5 y el 10 se efectúan los pagos.
• La fecha de la factura deberá ser siempre 30 o 31 del mes que se cierra. Es decir, aunque la factura la emita el día 4 de septiembre, si el mes al que hace referencia es agosto la fecha de la factura deberá ser 31 de Agosto. Aquí hay que revisar bien que el mes tenga 30 o 31 días para que la factura no sea errónea.
• Nombre de la factura: Nombre completo + Mes al que hace referencia.

Dudas frecuentes

¿A quién facturo? ¿Cuáles son los datos de mi factura?

Tus facturas se emiten a nombre de la sociedad de la agencia. Estos son los datos del receptor que tienes que poner:

• Razón social: OS Projects, SL
• NRT: L-722171-K
• Domicilio social: Carrer Tossalet i Vinyals 13, Andorra

Con esos tres datos tu gestor tiene todo lo que necesita para emitir la factura correctamente.

Entré a mitad de mes, ¿cómo facturo mi primer mes?

Igual que siempre, sin prorrateos raros: facturas por TUS clientes activos a fin de mes, es decir, los que gestionabas tú el último día (30 o 31). Si heredaste cartera a mitad de mes, el corte es ese mismo: cuentan los clientes que llevabas tú el día 30/31, no importa el día exacto en que empezaste.

¿El cliente quiere cambiar de plan (mensual→trimestral, completo→solo entreno)?

Casi siempre es buena señal. La mecánica es sencilla: la suscripción actual se cancela al final del periodo en curso y se le manda el link del plan nuevo para que empiece limpio. Nada de prorrateos a mitad de ciclo. Conviene avisarlo para que el cierre de mes cuadre, así que en caso de que tengas dudas, habla con el Project Manager o con Toni directamente.

¿El cliente dice que le hemos cobrado dos veces?

Lo primero, verificar en la pasarela de pago antes de prometer nada. Muchas veces es una retención bancaria temporal, que desaparece sola en unos días, y no un cobro duplicado de verdad. Si confirmas que es un duplicado real, se devuelve de inmediato y se lo confirmas al cliente con una disculpa breve. La rapidez aquí es confianza ganada. En caso de que tengas dudas, habla con el Project Manager o con Toni directamente.

¿El cliente canceló la suscripción pero su periodo sigue activo?

⚠️ Servicio completo y con la misma calidad hasta el último día pagado. Que el cliente haya cancelado no significa que baje su atención: un bajón de servicio ahí es de lo más visible del mundo y destroza cualquier posibilidad de que vuelva. Y mientras tanto, sigue el protocolo de no-renovación de siempre: detecta el motivo real, ofrécele la alternativa natural si la hay, y despídelo de forma impecable.