0. Antes de crear el plan

Una vez nos ha llegado el correo de que el pago se ha hecho efectivo el cliente está dentro del servicio.

1. Los marcarás con el emoji de cliente activo del proyecto (antes del nombre). Así podrás diferenciar a los clientes activos, de los que ya han dejado el servicio o de los que no han comprado aún.
2. Marcar en el Control de Activos el nuevo cliente.
3. Asignar una etiqueta para su día de revisión en Whatsapp.
4. Crear su carpeta en Drive.
5. Darle acceso a su cuestionario de bienvenida desde Drive para obtener su información.

Cuando nos diga que ya ha rellenado el cuestionario deberemos decirle que todo está correcto y que el siguiente paso será mandarle el plan en 24-48h.

1. Creación del plan en Drive

Lo primero será crear una carpeta en Drive dentro de la carpeta "Clientes Activos" cuyo nombre será el nombre completo del cliente, con los dos apellidos. Dentro de esa carpeta iremos añadiendo los siguientes documentos:

La información por parte del cliente la recopilaremos en el forms inicial o en un documento editable tipo word denominado "cuestionario inicial", a partir de esta información crearemos el resto de documentos. Si se trata de un forms, podremos acceder a su respuesta buscándola por fecha o por nombre. Y si se trata de documento tipo word, lo ubicaremos dentro de la carpeta del cliente.

1.1 Nota de seguimiento

Este documento es muy importante, consiste en rellenar una plantilla con la información más relevante del cliente. Esta nos servirá tanto para hacer el plan inicial, como para revisarla en caso de que tengamos dudas, tengamos que actualizar el entrenamiento…

Este documento no es necesario si llevas a 10 personas, porque las vas a conocer a todas, vas a saber cuál es su personalidad y vas a saber cuál es tu trabajo. Por desgracia si llevas a 10 personas no te puedes dedicar a esto. Si llevas a 100, 200 o 300 personas se dificulta mucho más recordar con detalle todos sus datos, por eso la dinámica habitual será usar la nota de seguimiento para ir anotando cómo se modifica el plan, además de características fisiológicas y de personalidad del cliente.

1.2 Elaboración del plan

Lo primero es planificar a corto y medio plazo qué vamos a hacer con el cliente y transmitírselo, es clave para que tenga objetivos.

Cuando un cliente entra debemos de decirle si vamos a hacer una definición, un volumen, o una recomposición corporal. Pero no debemos limitarnos únicamente a eso, tenemos que hacer que el cliente se imagine cómo va a evolucionar con los meses.

Por ejemplo, un perfil bastante común es una persona que entra haciendo una definición que puede durar aproximadamente tres meses y a partir de ahí se hace una transición a hacer un volumen, pues esto no vale únicamente con hacerlo, sino que se le tiene que explicar, así aumentaremos la tasa de renovaciones.

Ocurriría lo mismo, si empezamos con una recomposición corporal y a partir de ahí nos planteamos o bien hacer un volumen o bien terminar de apretar el porcentaje graso con una definición.

En definitiva, es muy importante que haya una expectativa clara y realista del objetivo que vamos a perseguir.

1.2.1 Elaboración del plan nutricional

La biblioteca nutricional ya la creaste antes (lección de Planes nutricionales): tienes las dietas base por calorías y las plantillas. Aquí el trabajo no es crear desde cero, sino asignar un plan ya creado y adaptarlo al contexto de la persona cuando haga falta. Habrá clientes en los que no cambies nada y otros en los que ajustes bastante.

Calcular calorías de la persona: introduce los datos del cliente y obtendrás sus calorías de mantenimiento como punto de partida.

Calculadora de calorías del proyecto

Elección de los macronutrientes:

• Proteínas. En definición las queremos más altas, porque hay más riesgo de perder masa muscular: entre 2,0 y 2,2 g por kg de peso. En volumen pueden ir algo más bajas: entre 1,8 y 2,0 g por kg.
• Grasas. Tienen una densidad calórica alta, así que pesan mucho en el cómputo:
  • En definición, más reducidas. Eso sí, 0,8 g/kg en mujeres (para cuidar la salud hormonal) y 0,5 g/kg en hombres son el límite, no el objetivo: lo ideal es mantenerlas un poco por encima.
  • En volumen, ayudan a sumar calorías con facilidad, pero conviene no pasar de 1,2 g/kg en mujeres ni de 1,5 g/kg en hombres.
• Hidratos de carbono. Se calculan como la diferencia calórica hasta completar las calorías totales.

En el 99% de los casos podrás partir de una dieta ya creada y solo ajustar pequeñas cosas, o incluso nada.

Si entra una persona con características muy concretas (intolerante a la lactosa o al sorbitol, vegana, pescetariana…), esfuérzate en crear un buen plan y guárdalo como plantilla: te ahorrará trabajo en el futuro. Lo mismo con clientes con dolores de rodilla, hombro o lumbar.

Número de comidas: Dependerá de los horarios que tenga y sobre todo de las costumbres alimenticias que tenga. Lo ideal es no cambiar mucho su rutina, a menos que consideremos que claramente le está perjudicando (ej: Excesivo tiempo entre comidas y trastorno por atracón, pocas comidas y necesidad de subir de peso…).

Creación del plan: Para crear un plan con muchas opciones, usaremos una tabla de equivalencias, es decir, calcularemos todo en base a unos pocos alimentos para que sea un cálculo sencillo y luego calcularemos las equivalencias en otros alimentos. Para ello usaremos el documento de equivalencias del proyecto.

Cardio o NEAT: hay dos maneras de pautarlo.

• Pasos diarios (lo habitual): entre 8.000 y 10.000 pasos al día. Los días de descanso, lo ideal es llegar o incluso superar los 10.000.
• Cardio pautado: un tiempo y unas pulsaciones concretas en cinta o elíptica, un número de días a la semana (por ejemplo, 30 min a 140 ppm, 5 días). Es un cardio más enfocado a perfiles de culturismo.

1.2.2 Elaboración del plan de entrenamiento

Asignaremos un plan de entrenamiento u otro en función del número de días que quiera/pueda entrenar, será el criterio número 1 (a no ser que entrene en casa, en ese caso, tiene una serie de planes aparte).

Una vez asignado, podemos hacer algunos cambios, estos son algunos ejemplos: si no dispone de las máquinas asignadas, si hay algún ejercicio concreto que no quiera hacer, si tiene alguna lesión grave con secuelas, etc.

Si ha padecido una lesión de la que ya se ha recuperado, no hay que cambiar nada PERO sí que hay que decirle que puede haber algún ejercicio un poco más agresivo que otro y que escuche mucho a su cuerpo y trabaje de manera controlada en ese tipo de ejercicios.

El criterio de asignación de las versiones será aleatorio para que los clientes que entren en esa semana no coincidan. Y luego, en las actualizaciones del entreno, que serán cada 8 semanas, se asignará la siguiente versión correlativa (ej: Si al entrar asignamos la V9, en la siguiente actualización le tocará la V10).

1.2.3 Elaboración del plan de suplementación

Seremos muy básicos o no con la suplementación dependiendo del creador y del cliente.

Pero la metodología será: entrar al documento de suplementación o al apartado de suplementación dentro del plan nutricional, e ir ajustando las cantidades de cada suplemento según el cliente y borrar aquellos suplementos que no consideremos interesantes para ellos, pero de por sí estarán puestos todos los suplementos. Así cuando haces la incorporación solo tienes que ajustar un poco las cantidades y borrar aquellos que no se vayan a utilizar, no tienes que crearlo desde cero que es más tedioso.

2. Enviar todo al cliente

⚠️ Antes de enviar nada debemos seleccionar a qué documentos debe tener acceso el cliente, ya que no puede tener acceso a la nota de seguimiento, por ejemplo. La mejor manera de hacer esto es crear dentro de la carpeta con el nombre del cliente otra carpeta con el nombre del cliente y dar acceso completo a esta segunda carpeta.

Como se puede ver, dentro de los clientes tendría la carpeta con su nombre completo y dentro de esta carpeta crearía otra carpeta con su nombre completo y el emoji del proyecto. Así sabré claramente que todo lo que haya dentro de esa carpeta marcada será visible para Pedro. Esto me sirve para tener apartada la nota de seguimiento y otros documentos que pueda considerar interesantes, por ejemplo Pedro ha podido mandarnos ejemplos de entrenos que le gustan y almacenarlos aquí puede ser interesante de cara a programar sus sesiones. O incluso almacenar fotos de su progreso para posteriormente hacer un cambio físico.

⚠️ Siempre mandamos los documentos con permisos de LECTOR no de EDITOR, ya que si hace cambios puede perjudicar nuestro trabajo.

⚠️ Además, dentro de Drive, escogeremos la opción de que el documento no se pueda descargar.

2.1 Texto de entrega del plan

No quiero que haya un texto predeterminado de copia y pega, al menos no inicialmente, cuando lleves tiempo dando el servicio sí que puedes crear un texto predeterminado, pero inicialmente es mejor hacerlo de manera personalizada cada vez. Eso sí debe incluir:

• Link del vídeo de bienvenida
• Comunicar la importancia de ver el vídeo de bienvenida completo
• Link del acceso a su carpeta de Drive
• Comunicar el día de revisión asignado

3. Seguimiento

• Cuando le hayas enviado todo asegúrate de añadirlo al Control de Activos.
• Asegurarnos de que está etiquetado con su día de revisión.
• Has de agendarte cuándo le toca cambiar el entrenamiento (8, 10 o 12 semanas después, depende del proyecto) en el calendario.
• Cada semana tienes que revisar tu control de activos para ver si tienes algún cliente ausente y de ser así, escribirles.

Calendario

Crea un calendario de Google con la cuenta del proyecto para agendar las revisiones, los cambios de entrenamiento y, en general, llevar el control de todo lo relacionado con la asesoría.

Hazlo siempre con el correo del proyecto, nunca con tu correo personal: así evitamos líos entre cuentas de Gmail y cualquiera del equipo puede consultarlo y gestionarlo sin problemas.

Con esta información el cliente ya puede empezar a disfrutar del servicio.